Konferencija, įmonės šventė, koncertas ar mugė – po kiekvieno renginio lieka tik tai, kas buvo užfiksuota. Atsiliepimai pamirštami, o nuotraukos naudojamos metų metus: kitų renginių reklamai, ataskaitoms, rėmėjams, socialiniams tinklams. Dėl to organizatoriui verta fotografavimą suplanuoti taip pat kruopščiai kaip programą ar maitinimą. Žemiau – praktinis sąrašas, suskirstytas pagal tai, kada ką daryti.
Likus kelioms savaitėms
Nuspręskite, kam reikalingos nuotraukos. Skirtingi tikslai reikalauja skirtingų kadrų. Rėmėjams svarbu matyti jų logotipus ir žmones šalia jų, rinkodarai – emocijos ir pilnos salės, ataskaitoms – kalbėtojai ir darbotvarkė. Jei visi trys poreikiai svarbūs, tai iš anksto reikia pasakyti fotografui.
Pasidalykite programa. Išsiųskite darbotvarkę su laikais ir vietomis, nurodykite svarbiausius momentus: pagrindinio pranešėjo kalbą, apdovanojimus, tortą, atidarymo juostelės kirpimą. Fotografas turi žinoti, kada būti kur, nes tokie įvykiai nepasikartoja.
Aplankykite vietą. Jei galima, apsilankykite renginio erdvėje kartu su fotografu. Jis pamatys šviesą, scenos išdėstymą, lauko ir vidaus perėjimus. Tai ypač svarbu didesnėse salėse, kur šviesa dažnai būna sudėtinga: ryškūs prožektoriai prieš tamsias salės dalis.
Susitarkite dėl privatumo. Jei renginyje dalyvauja žmonės, kurie nenori būti fotografuojami, pasirūpinkite informavimu. Dažnai ant registracijos stalo ar kvietime nurodoma, kad renginio metu bus fotografuojama, o specialios žymos ar kaklajuostės leidžia atpažinti tuos, kurie atsisako.
Likus kelioms dienoms
Paskirkite kontaktinį asmenį. Fotografui reikia žmogaus, kurį galėtų paklausti: kas tas pranešėjas, kur eina VIP svečiai, ar galima įeiti už scenos. Šis žmogus turi turėti telefoną ir realią galią spręsti klausimus vietoje.
Patikrinkite leidimus. Kai kuriose erdvėse fotografavimas su papildoma įranga reikalauja leidimo, o koncertuose ar spektakliuose atlikėjai gali turėti savo taisyklių. Pasirūpinkite, kad fotografas žinotų, ar leidžiama naudoti blykstę.
Aptarkite logistiką. Kur parkuoti, kur laikyti įrangą, ar bus galima pavalgyti. Daugelis organizatorių pamiršta, kad fotografas dirba keletą valandų be pertraukos, todėl paprasta pietų pertrauka daro didelį skirtumą jo darbo kokybei.
Renginio dieną
Atvykite anksčiau. Fotografas turėtų pasirodyti bent valandą prieš pradžią: nufotografuoti tuščią salę, dekoracijas, detales, kol dar niekas netrukdo. Tokios nuotraukos dažnai tampa pagrindiniu vaizdu, kuriuo remiasi rinkodara.
Leiskite jam judėti. Geriausi renginių kadrai dažnai gaunami iš skirtingų taškų: iš salės galo, iš scenos šono, iš balkono. Jei fotografui draudžiama judėti, jis neturi galimybės pasiūlyti įvairovės. Tačiau pasirūpinkite, kad judėjimas netrukdytų žiūrovams ar pranešėjams.
Nurodykite svarbiausius žmones. Prieš prasidedant, pasakykite arba parodykite, kuriuos svečius būtina nufotografuoti. Nors geras fotografas išmano daug, jis negali žinoti, kas yra direktorius, kuris svečias iš užsienio ir kas jūsų pagrindinis rėmėjas.
Pasirūpinkite tarpais. Programoje paliekite trumpą laiką grupinei nuotraukai, kai visi dar vietoje. Po vaišių ar pertraukų žmonės išsiskirsto, ir susirinkti vėl būna sunku.
Po renginio
Sutarkite terminus. Dažnai pakanka trijų dalykų: kada gausite pirmąją atranką (kartais jos pakanka greitam paskelbimui), kada galutinį rinkinį ir kokiu formatu. Renginiams, kurių nuotraukos reikalingos tą pačią dieną socialiniuose tinkluose, galima susitarti dėl skubios dalies.
Peržiūrėkite ir pateikite grįžtamąjį ryšį. Jei kas nors trūksta ar norisi kitokio požiūrio, pasakykite iškart. Dauguma fotografų mielai pakoreguos apdorojimą ar pasiūlys papildomus kadrus, kol viskas dar šviežia.
Išsaugokite archyvą. Kopijos turi būti bent dviejose vietose. Pasirūpinkite aiškiu pavadinimu: renginio pavadinimas, metai, kaip failų aplankai suskirstyti. Po kelerių metų norėsite greitai rasti ką nors konkretaus, o chaotiškame archyve tai virsta kankyne.
Kai renginys vyksta keliose vietose vienu metu
Dideli renginiai, tokie kaip konferencijos su lygiagrečiomis sesijomis ar festivaliai su keliomis scenomis, reikalauja daugiau nei vieno fotografo. Vienas žmogus fiziškai negali būti keliose vietose. Planuodami, nuspręskite, kas būtinai turi būti nufotografuota, ir paskirstykite užduotis: vienas fotografas dirba su pagrindine scena ir svečiais, kitas – su šoninėmis erdvėmis, dalyvių bendravimu ir atmosfera. Aptarkite su jais, kaip bus tvarkomi failai, kad vėliau nereikėtų derinti skirtingų spalvinių stilių.
Dažnai verta pasirinkti vieną žmogų, atsakingą už galutinį apdorojimą, kad visa galerija atrodytų nuosekliai, net jei ją kūrė keli fotografai.
Dažniausi organizatorių nusivylimai
Pirma, per mažai nuotraukų su dalyviais. Organizatoriai dažnai nori scenos ir kalbėtojų, bet pamiršta, kad dalyviams ir rėmėjams svarbiausia matyti žmones. Antra, nuotraukos be konteksto: gražūs kadrai, bet nežinoma, kas juose pavaizduotas. Trečia, vėlavimas. Jei nuotraukos pasirodo po dviejų savaičių, jų vertė rinkodarai smarkiai sumažėja. Ketvirta, nesusitarta dėl naudojimo teisių, todėl vėliau paaiškėja, kad nuotraukų negalima naudoti reklamoje.
Visas šias problemas galima išvengti, jei prieš renginį atliekamas vienas trumpas pokalbis ir parašomas aiškus sąrašas, ko tikimasi.
Kuo skiriasi renginių fotografija
Renginių fotografija yra savita sritis, nes čia viskas vyksta realiu laiku, o sąlygos nekontroliuojamos. Šviesos mažai, žmonės juda, fonai pilni laidų ir reklaminių stendų. Patyręs specialistas, pavyzdžiui, fotografas Vilniuje, turintis daug renginių patirties, paprastai moka greitai orientuotis, numatyti, kur įvyks svarbiausia akimirka, ir dirbti taip, kad jo nepastebėtų. Šie įgūdžiai atsiranda tik per patirtį, todėl vertinant pasiūlymus verta paprašyti kelių skirtingų renginių galerijų.
Kad palyginti būtų lengviau, naudokite šią trumpą lentelę:
| Klausimas | Kodėl svarbu |
|---|---|
| Kiek renginių nufotografuota? | Patirtis keičiasi nuo aplinkos |
| Ar yra rezervinė įranga? | Renginio negalima kartoti |
| Kaip greitai paruošiama atranka? | Svarbu rinkodarai |
| Kas gauna teises į nuotraukas? | Nuo to priklauso naudojimas |
Prieš renginį verta paruošti ir trumpą „svarbių kadrų” sąrašą: rėmėjų stendai, apdovanojimų įteikimas, komandos grupinė nuotrauka, dekoracijų detalės. Toks sąrašas užima pusę puslapio, bet sutaupo valandų derinimų po renginio.
Ir dar viena pastaba: nepamirškite kviesti fotografo į pasiruošimą, bet taip pat į pabaigą. Dažnai tikrosios emocijos išryškėja būtent tada, kai oficialioji dalis baigiasi, žmonės atsipalaiduoja, o atsisveikinimai tampa nuoširdūs.
Galų gale geras renginys su gerai suplanuotu fotografavimu turi dvi gyvenimo dalis: tą, kuri vyksta salėje, ir tą, kuri tęsiasi nuotraukose. Antroji dažnai gyvena daug ilgiau.