Verslo pasaulyje egzistuoja universali tiesa – laikas yra pinigai. Kiekviena minutė, kai jūsų sistemos neveikia, darbuotojai negali prisijungti prie svarbių dokumentų arba kompiuteriai veikia taip lėtai, kad norisi juos išmesti pro langą, kainuoja. Ir kainuoja daug.
Šiandien pažvelgsime į penkias dažniausias IT problemas, su kuriomis susiduria Lietuvos įmonės, ir aptarsime, kaip šias problemas galima efektyviai išspręsti. Spoileris: sprendimas nebūtinai reiškia dar vieną IT specialistą jūsų komandoje.
1. „Viskas lūžta būtent tada, kai labiausiai reikia”
Turbūt pažįstate šią situaciją. Artėja svarbus pristatymas klientui, ir staiga jūsų kompiuteris nusprendžia atsinaujinti. Arba ruošiatės svarbiam nuotoliniam susitikimui, ir internetas pradeda „šokinėti”. Arba – klasika – prieš pat atsiskaitymą su mokesčių inspekcija nusprendžia nebeveikti buhalterinė programa.
Kodėl taip nutinka?
Ironiškai, šis reiškinys turi paaiškinimą. Kai ruošiatės svarbiems įvykiams, dažnai dirbate intensyviau, naudojate daugiau programų vienu metu, atliekate daugiau veiksmų sistemoje. Visa tai padidina tikimybę, kad išlįs problemos, kurios „ramiu metu” būtų likusios nepastebėtos.
Kaip išspręsti?
Prevencija čia – raktas. Kokybiška IT infrastruktūros priežiūra veikia kaip reguliari automobilio techninė apžiūra. Ji leidžia identifikuoti potencialias problemas dar prieš joms tampant kritinėmis.
IT infrastruktūros stebėsenos sistemos gali nuolat sekti jūsų serverių, tinklo ir programinės įrangos būklę, perspėdamos apie artėjančias problemas. Jos atlieka reguliarius patikrinimus, kurie padeda išvengti netikėtų „staigmenų” pačiu netinkamiausiu metu.
Pavyzdžiui, viena gamybos įmonė ilgą laiką susidurdavo su tuo, kad jų gamybos valdymo sistema „užlūždavo” būtent tada, kai gamybos apimtys būdavo didžiausios. Įdiegus proaktyvią IT infrastruktūros stebėseną, buvo nustatyta, kad sistema nepajėgi apdoroti tokio duomenų kiekio. Problema buvo išspręsta optimizavus duomenų bazę ir atnaujinus serverio resursus – visa tai buvo atlikta ne kritinės situacijos metu, o planingai.
2. „Kodėl mano kompiuteris taip lėtai veikia?”
Tai turbūt dažniausias klausimas, kurį girdi IT specialistai. Lėtai veikiantys kompiuteriai yra vienas didžiausių darbo produktyvumo priešų. JAV atliktas tyrimas parodė, kad vidutinis darbuotojas per metus praranda apie 40 valandų (tai yra visa darbo savaitė!) vien dėl lėtai veikiančių kompiuterių.
Kodėl taip nutinka?
Priežasčių gali būti daugybė:
- Senstanti techninė įranga
- Per daug vienu metu veikiančių programų
- Užsikimšusi atmintis
- Fragmentuoti duomenys
- Virusai ir kenkėjiškos programos
- Netinkamai sukonfigūruotos sistemos
- Seniai neatnaujinta programinė įranga
Kaip išspręsti?
Dažnas įmonių požiūris – „kol visiškai nesulūžo, nekeičiam”. Tačiau tai ilgainiui kainuoja daug brangiau. Profesionali kompiuterinių darbo vietų priežiūra apima ne tik taisymą, kai jau viskas blogai, bet ir nuolatinę optimizaciją bei prevenciją.
Tai reiškia:
- Reguliarų kompiuterių „valymą” nuo nereikalingų failų
- Programinės įrangos optimizavimą
- Tinkamą atminties valdymą
- Savalaikį techninės įrangos atnaujinimą
Vienas iš klientų – advokatų kontora – ilgą laiką manė, kad jų problemų priežastis yra lėtas internetas. Atlikus kompiuterinių darbo vietų auditą paaiškėjo, kad problema buvo ne interneto greityje, o netinkamose naršyklių konfigūracijose ir užsikimšusioje operacinėje sistemoje. Po sistemingo kompiuterių sutvarkymo, darbuotojų produktyvumas išaugo apie 15%, nors interneto tiekėjas liko tas pats.
3. „Mūsų duomenys dingo!”
Duomenų praradimas – vienas baisiausių dalykų, kurie gali nutikti verslui. Ar tai būtų dėl techninės įrangos gedimo, kibernetinės atakos, ar tiesiog žmogiškos klaidos, rezultatas dažnai būna katastrofiškas. Statistika rodo, kad 60% įmonių, patyrusių didelį duomenų praradimą, per 6 mėnesius bankrutuoja.
Kodėl taip nutinka?
Duomenų praradimo priežastys būna įvairios:
- Fiziniai kietųjų diskų gedimai
- Programinės įrangos klaidos
- Elektros tiekimo sutrikimai
- Kibernetinės atakos (ypač išpirkos reikalaujančios programos)
- Darbuotojų klaidos
- Gamtinės nelaimės (potvyniai, gaisrai)
Kaip išspręsti?
Patikima atsarginių kopijų sistema yra būtina, bet ne vienintelė priemonė. Profesionalus požiūris į duomenų saugumą apima:
- 3-2-1 atsarginių kopijų strategiją (3 kopijos, 2 skirtingose laikmenose, 1 nutolusioje vietoje)
- Automatizuotą atsarginių kopijų kūrimą
- Reguliarų atkūrimo testavimą (daugelis įmonių daro atsargines kopijas, bet niekada nepatikrina, ar iš jų galima atkurti duomenis)
- Tinkamą šifravimą
- Prieigos kontrolę
Viena logistikos įmonė įdiegė atsarginių kopijų sistemą tik po to, kai prarado trijų mėnesių klientų užsakymų duomenis dėl serverio gedimo. Paskaičiuota, kad duomenų atstatymui reikėjo 500 darbo valandų, o bendri nuostoliai siekė 40 000 eurų. Visa tai buvo galima išvengti investavus vos 2000 eurų į tinkamą IT infrastruktūros priežiūrą ir atsarginių kopijų sistemą.
4. „Ar tikrai šis el. laiškas yra nuo mūsų banko?”
Kibernetinės atakos tampa vis pažangesnės, o darbuotojai – dažnai silpniausia saugumo grandinės dalis. Socialinės inžinerijos metodai, tokie kaip sukčiavimas elektroniniais laiškais (angl. phishing), tampa tokie įtikinami, kad net patyrę IT naudotojai kartais pakliūva į spąstus.
Kodėl taip nutinka?
Kibernetiniai nusikaltėliai naudoja vis sudėtingesnius metodus:
- Tobulai nukopijuotas įmonių ir bankų vizualinis identitetas
- Psichologinės manipuliacijos (skubinimas, baimės sukėlimas)
- Dirbtinio intelekto generuojamas turinys
- Tikslingos atakos, pritaikytos konkrečiai aukai
Kaip išspręsti?
Technologiniai sprendimai yra tik dalis saugumo strategijos. Efektyvi kibernetinio saugumo sistema turi apimti:
- Pažangias apsaugos nuo kenkėjiškų programų priemones
- Darbuotojų mokymus ir sąmoningumo didinimą
- Daugiapakopio autentifikavimo priemones
- Reguliarius saugumo auditą
- Aiškias procedūras saugumo incidentų valdymui
Viena finansinių paslaugų įmonė neteko beveik 30 000 eurų po to, kai finansų skyriaus darbuotojas gavo labai įtikinamą el. laišką, tariamai nuo įmonės vadovo, su prašymu skubiai atlikti pinigų pervedimą. Po šio incidento įmonė investavo į darbuotojų mokymus ir saugumo sistemų atnaujinimą. Per kitus metus buvo sėkmingai identifikuoti ir užblokuoti daugiau nei 150 panašių bandymų.
5. „Mums reikia naujos sistemos, bet nenorime prarasti senų duomenų”
Verslo augimas neišvengiamai atneša technologinius pokyčius. Senos sistemos tampa nepakankamai pajėgios, atsiranda nauji poreikiai, keičiasi verslo procesai. Tačiau perėjimas prie naujų sistemų dažnai tampa košmaru dėl duomenų perkėlimo ir sistemų suderinamumo problemų.
Kodėl taip nutinka?
Sistemų migracija yra sudėtinga dėl kelių priežasčių:
- Skirtingi duomenų formatai
- Pasenusios technologijos, kurios nesiderina su naujosiomis
- Specifiniai verslo procesai, pritaikyti senosioms sistemoms
- Duomenų transformacijos poreikis
- Darbuotojų pasipriešinimas pokyčiams
Kaip išspręsti?
Sėkminga sistemų migracija reikalauja kruopštaus planavimo ir ekspertinių žinių:
- Detalus poreikių ir esamos situacijos įvertinimas
- Išsamus migracijos planas su aiškiais etapais
- Duomenų valymas ir paruošimas prieš migraciją
- Bandomoji migracija ir testavimas
- Darbuotojų mokymai ir pokyčių valdymas
- Pereinamojo laikotarpio strategija
Viena didmeninės prekybos įmonė tris kartus bandė pereiti prie naujos verslo valdymo sistemos ir kiekvieną kartą grįždavo prie senosios dėl nesėkmingos migracijos. Galiausiai, pasitelkus profesionalų IT paslaugų tiekėją, migracija buvo sėkmingai įvykdyta per 2 mėnesius, nors įmonė jau buvo praradusi viltį, kad tai įmanoma.
Prevencija kainuoja mažiau nei gaisrų gesinimas
Dažnai girdime posakį „jei tai nesugedę, netaisyk”. Tačiau IT srityje šis požiūris yra pavojingas. Šiuolaikinėje verslo aplinkoje teisingesnis požiūris būtų „jei reguliariai neprižiūrėsi, tikrai suges – ir greičiausiai pačiu netinkamiausiu metu”.
Ekonomiškai vertinant, prevencija visada kainuoja mažiau nei problemų sprendimas joms jau įvykus:
- Planinė kompiuterio priežiūra kainuoja 5-10 kartų mažiau nei skubios taisymo paslaugos
- Reguliari serverių priežiūra sumažina prastovų tikimybę 70%
- Saugumo spragų šalinimas kainuoja vidutiniškai 15 kartų mažiau nei kibernetinio incidento padarinių likvidavimas
- Duomenų praradimo prevencija kainuoja vidutiniškai 20 kartų mažiau nei duomenų atstatymo bandymai
Kada verta pasitelkti išorinius IT specialistus?
Daugelis įmonių svarsto, ar samdyti vidinius IT specialistus, ar pasitelkti išorinius ekspertus. Štai keletas situacijų, kada išorinės IT paslaugos dažniausiai pasiteisina:
- Kai IT nėra jūsų pagrindinė kompetencija Jei jūsų verslas nėra IT srityje, tikėtina, kad vidinis IT skyrius niekada neturės tokios patirties ir kompetencijos kaip specializuoti IT paslaugų tiekėjai.
- Kai reikalinga plati kompetencijų įvairovė Vietoj vieno ar kelių vidinių IT specialistų, išorinė IT komanda suteikia prieigą prie dešimčių skirtingų sričių ekspertų.
- Kai reikalingas 24/7 palaikymas Vidinio IT specialisto darbo valandos yra ribotos, o išorinės IT paslaugos gali užtikrinti nuolatinį sistemų stebėjimą ir palaikymą.
- Kai norite sumažinti riziką Išoriniai IT paslaugų tiekėjai prisiima didžiąją dalį rizikos ir atsakomybės už jūsų IT sistemų veikimą.
- Kai norite koncentruotis į savo pagrindinį verslą Užuot gaišę laiką IT problemoms, galite sutelkti dėmesį į tai, ką išties darote geriausiai – savo verslą.
Nuo reaktyvaus prie proaktyvaus IT valdymo
Verslo sėkmė šiandien neatsiejama nuo sklandžiai veikiančių IT sistemų. Tačiau dauguma įmonių vis dar taiko reaktyvų požiūrį – problemos sprendžiamos tik joms atsiradus, o ne užkertamas kelias jų atsiradimui.
Perėjimas nuo reaktyvaus prie proaktyvaus IT valdymo yra ne tik technologinis, bet ir mąstymo pokytis. Tai reiškia pripažinimą, kad IT infrastruktūra yra ne išlaidos, o investicija, kuri, tinkamai prižiūrima, generuoja realią grąžą per padidėjusį produktyvumą, sumažėjusias prastovas ir apsaugotus duomenis.
Galiausiai, svarbiausia suprasti, kad šiuolaikinėje verslo aplinkoje IT problemos nėra tik „kompiuterių problemos” – jos yra verslo problemos, turinčios tiesioginę įtaką jūsų pelningumui, klientų pasitenkinimu ir konkurencingumui rinkoje.